Documentación

Guía de uso de WA Business Connector, la app de GHL Apps que conecta tu número de WhatsApp con tu plataforma CRM para que atiendas WhatsApp desde las conversaciones del CRM.

Cómo funciona

El conector hace de puente entre WhatsApp y tu CRM:

Cuando un contacto te escribe por WhatsApp, el mensaje aparece en su conversación dentro del CRM.
Cuando respondes desde el CRM, el mensaje sale por WhatsApp hacia ese contacto.

Los mensajes viajan por el canal de mensajería del CRM, así que los ves junto al resto del historial del contacto, sin cambiar de herramienta.

1. Instalar la app

Abre el enlace de instalación que te compartimos.
Elige la sub-cuenta (location) donde quieres usar WhatsApp.
Autoriza los permisos que pide la app. Al terminar, la app queda instalada en esa cuenta.

Una agencia puede instalar la app a nivel agencia y repartir los números entre sus sub-cuentas, según el plan contratado.

2. Elegir cómo conectas tu número

Hay dos formas de conectar, y las dos terminan igual: las conversaciones entran a tu CRM. Lo que cambia es qué necesitas para empezar y bajo qué reglas envías.

	Por código QR	WhatsApp Business oficial
Qué necesitas	El teléfono con tu WhatsApp a la mano	Una cuenta de negocio en Meta
Tiempo de alta	Menos de un minuto	Unos minutos, en una ventana de Meta
Costo por mensaje	Ninguno de nuestro lado	Meta cobra por conversación
Escribir primero a alguien	Escribes cuando quieras	Solo con una plantilla aprobada por Meta
Después de que el contacto te escribe	Sin ventana de tiempo	24 horas para responder libre
Permanencia del número	Depende de cómo lo uses y de WhatsApp	Estable mientras cumplas las políticas
Volumen alto y campañas	Requiere calentar el número (sección 8)	Límites que asigna Meta y suben con el uso

Si atiendes conversaciones que empiezan tus clientes, el QR es la vía rápida. Si vas a escribir tú primero, a volumen, y quieres el número blindado, el canal oficial es el que aguanta.

Puedes tener números de los dos tipos al mismo tiempo en la misma cuenta.

3. Conectar por código QR

Es el mismo mecanismo que usas cuando abres WhatsApp en la computadora: el teléfono autoriza una sesión vinculada.

Antes de empezar: ten a la mano el teléfono con el número que vas a conectar, con batería y conexión.

Entra al panel del conector desde tu cuenta.
En Conectar un número nuevo, pica Mostrar código QR y espera a que aparezca en pantalla.
En el teléfono, abre WhatsApp → Ajustes → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo.
Apunta la cámara al código de la pantalla.
Cuando el estado del número cambie a conectado, ya puedes enviar y recibir.

Notas que evitan la mayoría de los problemas:

Un número por conexión. No conectes el mismo número dos veces.
El teléfono se queda en línea. La sesión vinculada depende de él; si el teléfono se apaga días enteros o cierras sesión desde ahí, la conexión se cae.
Si el código expira antes de que alcances a escanearlo, pide uno nuevo desde el panel.
Usa un número de tu negocio, no tu número personal.

Si no puedes escanear, o el teléfono lo tiene otra persona

El código QR no es la única vía, y muchas veces no es la práctica: quien tiene el teléfono no siempre es quien tiene acceso al CRM.

Código en vez de escaneo. Antes de pedir el QR, escribe el número que vas a conectar en el campo que está ahí mismo. Con eso, además del QR aparece un código de ocho caracteres: en el teléfono entra a WhatsApp → Dispositivos vinculados → Vincular con número de teléfono y tecléalo. Sirve cuando la cámara no alcanza la pantalla, o cuando estás configurando desde el mismo teléfono que tiene el WhatsApp. Sin ese número solo sale el QR.
Enlace para otra persona. En la tarjeta de conectar un número, el botón Generar enlace te da una liga que puedes mandar por donde quieras. Quien la abra ve solo la pantalla del código, sin entrar al CRM ni ver nada más de tu cuenta. Vence en 30 minutos; si se te pasa, generas otra.

4. Conectar el número oficial de Meta

Entra al panel del conector desde tu cuenta.
En Conectar WhatsApp Business oficial pica Conectar mi WhatsApp.
Se abre una ventana de Meta: entra con la cuenta de tu negocio y autoriza el acceso. Ahí eliges el número que va a vivir en el CRM, sea uno nuevo o uno que ya tengas en tu cuenta de WhatsApp Business. El número se contesta desde el CRM, no desde la app del celular; si quieres seguir usando el celular, ese es el canal por código QR.
Al cerrarse la ventana, el número aparece en tu lista y queda listo. El webhook se configura solo: no tienes que tocar nada más en Meta.

Si prefieres conectarlo a mano, debajo de esos botones está el formulario con los cuatro datos de tu app de Meta: identificador de la cuenta (WABA ID), identificador del número (phone number ID), token de acceso permanente y clave secreta de la app.

En este canal, para escribir primero a un contacto hace falta una plantilla aprobada. Desde la bandeja del CRM se mandan escribiendo /plantilla en el mensaje.

5. Enviar y recibir

Entrantes: los mensajes de WhatsApp entran solos a la conversación del contacto en el CRM. Si el contacto no existe, se crea a partir de su número.
Salientes: escribe en la conversación del CRM como lo haces normalmente; el mensaje sale por el número de WhatsApp por el que ese contacto te habla.

Se soportan mensajes de texto y archivos adjuntos (imágenes y documentos), según lo que permita WhatsApp.

6. Varios números

Puedes conectar varios números de WhatsApp en la misma cuenta, hasta el máximo de tu plan. Cada contacto sigue conversando por el número por el que empezó, para que no se crucen las conversaciones. Para un contacto nuevo, que todavía no tiene número asignado, eliges en el panel por cuál sale el primer mensaje.

Con Departamentos repartes los números por equipo (ventas, soporte, cobranza) y cada conversación queda en el que le toca.

Reglas de cada número

Debajo de cada número, en el panel, hay tres controles que deciden qué entra al CRM por esa línea. Ninguno afecta lo que sale: un número con todo esto apagado sigue enviando igual.

Recibir mensajes en el CRM. Apágalo y el número queda de solo salida: ni lo que le escriban ni lo que contestes desde el celular aparecen en las conversaciones. Sirve para una línea de campaña que se atiende por otro lado.
Crear contactos nuevos. Apágalo y solo entran los mensajes de quien ya existe en tu CRM; a un desconocido no se le crea ficha ni se le registra el mensaje. Es para cuando tus altas vienen de un formulario y no quieres la base llena de números sueltos.
Bloquear un número. Escribe el teléfono y pica Bloquear: sus mensajes se descartan antes de llegar a la conversación. La lista es de ese número, no de la cuenta, así que puedes bloquear a alguien en soporte y seguir atendiéndolo en ventas. Para quitarlo, pica la equis junto al número.

7. Límites de envío

Cada plan define un límite de mensajes por hora. Los límites existen para proteger tus números: enviar a un ritmo muy alto es una de las causas principales de suspensión por parte de WhatsApp. Si alcanzas el límite, los envíos que sobran se marcan en el CRM y quedan anotados en la pestaña Actividad, para que sepas exactamente cuáles no salieron.

8. Cuidar un número conectado por QR

En este canal la reputación del número la construyes tú. Un número recién dado de alta que arranca mandando cientos de mensajes es el caso que WhatsApp restringe primero. Calentarlo es cuestión de paciencia, y estas dos semanas ahorran muchos meses de dolor.

Antes de conectarlo: si el número acaba de darse de alta en WhatsApp, úsalo una o dos semanas solo desde el teléfono, en conversaciones normales, antes de conectarlo a cualquier sistema.

Días 1 y 2. De 10 a 15 mensajes al día, a gente que te va a contestar. Lo que importa no es el volumen, son las respuestas: una conversación de ida y vuelta es lo que le dice a WhatsApp que el número es real.

Días 3 a 5. De 20 a 35 mensajes al día. Mezcla contactos conocidos y clientes que ya te tratan. Sigue escribiendo uno por uno, con el nombre de cada quien.

Días 6 a 10. De 50 a 100 mensajes al día. Aquí ya puedes sumar contactos de tu base que te dieron su consentimiento, y empezar a usar automatizaciones sencillas.

Días 11 a 14. Sube el volumen entre 15 % y 20 % cada día, sin saltos bruscos, y vigila que las entregas sigan saliendo normales.

Lo que hunde un número:

Mandar el mismo texto idéntico a mucha gente. Personaliza al menos el nombre.
Poner enlaces en el primer mensaje a alguien que nunca te ha escrito.
Escribirle a listas frías, compradas o de gente que no te conoce.
Subir de golpe de poco volumen a mucho.
Escribir a cualquier hora. Manda en horario laboral, en la zona horaria de quien recibe.

Lo que lo protege: preguntas que inviten a contestar, atender las bajas de inmediato, repartir el volumen entre varios números en vez de exprimir uno, y respetar el límite por hora de tu plan.

9. Si un número deja de funcionar

Conectado por QR, aparece desconectado. WhatsApp cerró la sesión vinculada: pasa por inactividad del teléfono, porque cerraste sesión desde el aparato, o por decisión de WhatsApp. Entra al panel, pide un código nuevo y escanéalo otra vez. El historial y la configuración se conservan; solo se restablece la sesión.

No tienes que estar vigilando: cuando eso pasa te mandamos un WhatsApp al número que se cayó, que le llega a tu teléfono porque lo que se cerró es la sesión del CRM, no tu WhatsApp. Ese aviso trae un enlace para reconectar: lo abres desde el mismo teléfono, escaneas y listo, sin entrar al CRM. Dura 24 horas y solo sirve para ese número. Sale por otro de tus números conectados, así que si el que se cayó era el único, el aviso no puede salir y queda anotado en Actividad; ahí, en el panel, cada número caído tiene su botón Enlace para reconectar.

Conectado por QR, restringido por WhatsApp. Si la restricción es temporal, desconéctalo de todo, espera a que se levante sola y no mandes nada por unos días. Al volver, empieza el calentamiento de la sección 8 desde el principio, con más calma que la primera vez. Una segunda restricción suele ser definitiva.

Número oficial que deja de enviar. Aquí no hay sesión que se caiga: lo que cambia es lo que Meta te permite. Revisa la calidad y el límite de envío en el administrador de WhatsApp de tu negocio, que es donde WhatsApp informa el motivo. Casi siempre viene de reportes y bloqueos de quienes reciben tus mensajes.

10. Solución de problemas

Qué ves	Qué revisar
El código QR no conecta	Pide uno nuevo desde el panel; los códigos caducan en poco tiempo
Se desconecta al poco rato de vincularlo	El teléfono tiene que quedarse en línea; revisa que no hayas cerrado la sesión desde el aparato
Los mensajes no salen	Revisa el estado del número en el panel y si llegaste al límite por hora de tu plan, en Actividad
Las respuestas no llegan al CRM	Confirma que el número siga en estado conectado; si no, vuelve a conectarlo
En el canal oficial, no puedes escribir primero	Necesitas una plantilla aprobada por Meta; se manda con `/plantilla` desde la bandeja
Un número oficial envía pero no recibe	Falta la clave secreta de la app de Meta, que es con la que se validan los mensajes que entran

11. Desinstalar

Al desinstalar la app desde el CRM, dejamos de operar tu cuenta y damos de baja los tokens de acceso. Tus conversaciones en el CRM permanecen; lo que se detiene es el puente con WhatsApp.

Antes de empezar

Quien decide la calidad de tu número, su límite de envío y su permanencia es WhatsApp, con sus propias políticas. Escribe solo a quien te dio su consentimiento y atiende las solicitudes de baja. Revisa los Términos y condiciones antes de usar el Servicio.

Soporte

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